Los cinco problemas más comunes de la planificación basada en planillas

Las planillas electrónicas son probablemente las herramientas más utilizadas por las empresas para su planificación financiera, sin importar su tamaño o el segmento de su actividad.

Incluso con profesionales muy comprometidos con la actividad de planificación, tratar de implementar un buen modelo y una metodología basada únicamente en el uso de planillas puede ser ineficaz y frustrante.

1.   La planificación en planillas es frágil e inflexible
Las planillas grandes y complejas son un desafío incluso para su creador. Una vez creadas, se hace casi imposible cambiar su estructura. Cualquier cambio más complejo en el negocio causará un tremendo dolor de cabeza que se representará en un conjunto de planillas existentes, interconectadas y llenas de macros. En este proceso, no es raro que se corrompan fórmulas y se borren premisas esenciales, causando la pérdida de integridad de los datos. Normalmente, esta actividad consumirá cientos de horas de trabajo de profesionales especializados.

 2.   La planificación en planillas no es colaborativa
Enviar y recibir planillas dentro de la jerarquía de una gran empresa es desafiante. Incluso con herramientas de protección de celdas, no es raro que se cometan errores y se repliquen a lo largo de la cadena, siendo identificados sólo al final del proceso, si lo son. Es innegable que una planilla Excel es una excelente herramienta de productividad personal y que ha revolucionado la forma en que interactuamos con el negocio. Sin embargo, no fue concebida como una herramienta de uso colaborativo.

3.   La planificación en planillas sobrecarga a las personas
Los procesos de planificación anclados en conjuntos de planillas son una gran fuente de sobrecarga y la consecuente frustración de las personas que la utilizan. El intenso vaivén de planillas, control de fechas y versiones, además de la necesaria atención necesaria a la consolidación de los cambios recibidos y de los motivos de los cambios efectuados, proporciona una brutal carga de trabajo para los responsables.

4.   La planificación en planillas no se integra a los sistemas de la empresa
Los procesos basados en planillas exigen un gran malabarismo para la necesaria integración con los datos de la empresa, almacenados en sus sistemas transaccionales. Las macros y rutinas de carga se convierten rápidamente en un ecosistema aislado y exigen la atención de expertos e inversiones con mantenimiento. La alternativa a esto termina siendo la inserción de datos de forma manual, con la posibilidad de crear y replicar todo tipo de errores, corrompiendo el proceso.

5.   La planificación en planillas dificulta el cambio de rumbo
Las soluciones de planificación financiera basadas en planillas determinan una menor importancia al proceso dentro de la empresa. Debido a que necesita un ciclo muy largo para su consolidación, el exceso de planillas ofrece poco tiempo para modelados, simulaciones y análisis, donde el talento de los gestores debería ser empleado. En las empresas que desarrollan su proceso de Planificación Financiera sólo con el uso de planillas, el producto final a menudo termina siendo sólo una proyección basada en los resultados del año anterior, con pocos ajustes en los ingresos y gastos, lo que puede ofrecer una idea errónea del desempeño de la empresa y descuidar el nivel de compromiso de las metas.

Todo esto representa para el negocio una incapacidad natural para reflejar rápidamente los cambios del mercado en su modelo y, con ello, realizar rápidamente los cambios de curso que se hagan necesarios.

Conclusión
Las planillas son herramientas eficaces y fáciles de entender. Sin embargo, la Planificación Financiera exclusivamente basada en planillas presenta muchos problemas. Afortunadamente, las mejores herramientas de planificación financiera del mercado se integran a Excel y permiten a sus usuarios trabajar de forma productiva, íntegra y que añade valor al proceso.

 

Acerca Antonio Dutra Jr

Antonio Dutra Júnior nació en Porto Alegre-RS, Brasil. Ha trabajado en el desarrollo de software, fue entrenador, analista de sistemas, consultor de negocios y CIO. En la actualidad es Vicepresidente de Sysphera.

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